Praca z domu – jak to ogarnąć?

W związku z rozwojem epidemii koronawirusa, praca z domu stała się ostatnio dla wielu osób codziennością. Często przymusowo i po raz pierwszy w życiu. Nie są to wymarzone warunki do rozpoczęcia przygody z pracą zdalną, ale może to być jedyna okazja do jej spróbowania. W dzisiejszym wpisie podrzucam kilka porad, jak sprawić, by praca z domu była bardziej efektywna i łatwiejsza do ogarnięcia 🙂 Mam nadzieję, że moje doświadczenia będą dla Ciebie przydatne.

Kilka słów wstępu

Swoją przygodę z pracą z domu zaczynałem jeszcze przed naszym wyjazdem, w trochę lepszych i spokojniejszych warunkach. Była to moja pierwsza praca zdalna. Pracowałem z domu przez ponad miesiąc, co pozwoliło mi wypracować kilka prostych technik i zasad wspomagających ten styl pracy. Od tego czasu już prawie rok pracuję zdalnie w podróży i wszystkie te zwyczaje bardzo mi się przydają.

O organizacji dnia pracy zdalnej w podróży pisałem już w tym wpisie. Część z porad tam zawartych pokrywa się z tymi dotyczącymi pracy z domu, więc jeśli chcesz, zerknij też do tamtego wpisu – może znajdziesz tam coś dla siebie 😉

Znajdź stałe miejsce do pracy

Bardzo istotne jest wyznaczenie w domu osobnego, stałego miejsca przeznaczonego na pracę. Ważne, żeby nie było to to samo miejsce, w którym jesz czy odpoczywasz. Idealną sytuacją jest posiadanie osobnego pomieszczenia albo chociaż biurka przeznaczonego tylko na pracę. Jeśli jednak nie masz takich możliwości, wybierz przynajmniej jedno krzesło ustawione w konkretnej pozycji przy stole i zawsze pracuj w tym samym “ułożeniu” 🙂

Rozpoczęcie pracy w wydzielonym do tego miejscu pozwala przestawić się w “tryb pracy”. Praca na kanapie, na której normalnie oglądasz telewizor, nie jest dobrym pomysłem. Po pierwsze takie miejsce kojarzy się z odpoczynkiem, co nie będzie sprzyjało efektywnej pracy. Po drugie, kładąc się wieczorem na tej samej kanapie przed telewizorem będziesz mieć wrażenie, jakbyś wcale nie wyszedł/wyszła z pracy 😉

Ubierz się tak jak do biura

Kolejnym “zabiegiem psychologicznym” jest ubranie się do pracy z domu tak, jak normalnie ubierasz się do biura. Oczywiście niekoniecznie musisz występować w pełnym makijażu czy eleganckiej koszuli. Chodzi o to, żeby nie siadać do kompa w piżamie, w której przed chwilą się obudziłeś(aś). Odpowiedni strój, podobnie jak wyznaczone do pracy miejsce, pomaga wejść w “tryb pracy”.

Poza tym bardzo prawdopodobne jest, że w trakcie pracy zdalnej będziesz odbywać spotkania online. Często są to spotkania z włączoną kamerką, co – swoją drogą – bardzo polecam! Widok współpracowników w piżamach mógłby wpłynąć na brak poczucia, że jest się w pracy 😁

Korzystaj z komunikatorów

W pracy z domu bardzo ważna jest sprawna komunikacja. Pracując w biurze często komunikujesz się z innymi osobami. Będąc fizycznie w jednym pomieszczeniu czy budynku jest to bardzo łatwe – zawsze możesz do kogoś po prostu podejść. Aby praca z domu pozostawała efektywna, należy umożliwić współpracownikom równie łatwy kontakt co w biurze. Służą do tego komunikatory grupowe, takie jak Skype, Slack czy Microsoft Teams.

Dostosuj się oczywiście do tego, co zaleca Twój szef czy pracodawca. Ważne, żeby być dostępnym na wybranych przez Twój zespół komunikatorach. To one zastępują teraz dyskusję na korytarzu czy w firmowej kuchni.

Bądź responsywny(a)

Bardzo istotne w pracy z domu jest bycie responsywnym. Poza komunikatorami internetowymi, Twój pracodawca może wymagać od Ciebie dostępności pod telefonem czy mailem. Najlepiej ustalić, który kanał komunikacji jest tym, gdzie oczekujemy natychmiastowych odpowiedzi. Wiadomo, że maila nie sprawdza się co minutę, ale komunikator internetowy może już pokazywać powiadomienia w momencie otrzymania wiadomości.

W większości przypadków warto być dostępnym pod telefonem i właśnie na komunikatorach. Responsywność pozwala utrzymać wrażenie “obecności w pracy” oraz poprawia przepływ komunikacji.

Inną kwestią jest sytuacja, w której ustalamy, że zespół pracuje asynchronicznie. Oznacza to, że z założenia wszyscy członkowie zepsołu nie muszą być ciągle dostępni na komunikatorach i wszyscy to akceptują. W takiej sytuacji warto zadbać o codziennie spotkania statusowe, na których cały zespół podzieli się efektami swojej pracy i zsynchronizuje działania 🙂

Pokazuj efekty swojej pracy

Jeśli Twój szef wymaga raportowania efektów pracy, bezwzględnie się do tego stosuj. Może to być wysłanie maila do szefa z podsumowaniem wykonanych zadań albo krótka rozmowa telefoniczna na koniec każdego dnia. Jest to szczególnie istotne, gdy po raz pierwszy przyszło Ci pracować z domu, a szef nadal buduje zaufanie do pracowników zdalnych. Nie miej tego szefowi za złe – dla niego jest to tak samo nowa sytuacja jak dla Ciebie.

Powiem więcej – nawet, jeśli szef nie wymaga raportowania efektów Twojej pracy z domu, rób to sam(a) dla siebie. Zapisuj, co zrobiłeś(aś) danego dnia, a co się nie udało. Pozwoli Ci to samemu ocenić efekty pracy zdalnej i w przyszłości zdecydować, czy ten tryb pracy jest dla Ciebie odpowiedni. Poza tym, gdyby szef miał w przyszłości jakieś wątpliwości co do efektywności Twojej pracy z domu, będziesz mieć podkładkę 😉

Wyznacz stałe godziny pracy

Postaraj się, w miarę możliwości, wyznaczyć sobie stałe godziny pracy z domu. Nawet jeśli Twój pracodawca tego nie wymaga. Jeśli w ciągu dnia musisz coś załatwić, np. odebrać dzieci od dziadków lub zrobić zakupy, ustal kilka przedziałów czasowych, w których będziesz pracować.

Z doświadczenia wiem, że najlepiej sprawdza się jeden, ciągły przedział godzinowy poświęcony na pracę każdego dnia. Praca z domu przebiega wtedy podobnie jak w biurze. W przeciwnym wypadku bardzo łatwo o utratę kontroli nad czasem pracy. Pamiętaj też, że każde oderwanie się od pracy wybija Cię z rytmu. Ponowne złapanie kontekstu wykonywanych zadań może Ci zająć nawet kilkanaście minut.

Poinformuj rodzinę, że pracujesz

Zakładam, że początkowo Twoja praca z domu może wyglądać jak na tym filmie 😉 Jeśli ustaliłeś(aś) już stałe godziny swojej pracy zdalnej, poinformuj rodzinę, że w tych godzinach pracujesz i jesteś dla nich niedostępny(a). Zupełnie tak samo, jakbyś był(a) w biurze. Możesz też powiesić na drzwiach kartkę z napisem “JESTEM W PRACY”.

Domownikom początkowo może być ciężko zrozumieć, że będąc w domu tak naprawdę jesteś w pracy. Warto to jednak z nimi wypracować – w przeciwnym wypadku wszyscy możecie zwariować 😉

Wyeliminuj przeszkadzacze

Postaraj się wyeliminować jak najwięcej przeszkadzaczy, które mogą zakłócać Twoją pracę z domu. Jeśli masz taką możliwość, wyłącz na czas pracy telewizor albo przynajmniej pracuj zdala od niego. Zapomnij o obowiązkach domowych poczas pracy zdalnej – wstawienie prania w trakcie pracy jest bardzo zgubne. Później trzeba je jeszcze wyciągnąć i rozwiesić 😁

Bycie w domu może kusić do załatwienia spraw domowych “przy okazji”. Pamiętaj jednak, że każda taka czynność odciąga Cię od pracy, przez co potrzebujesz więcej czasu na powrót do wykonywanych zadań. Stajesz się mniej responsywny(a) i w efekcie wykonujesz w ciągu dnia mniej, niż powinieneś(aś). Może to doprowadzić do spadku efektywności Twojej pracy lub do nadgodzin w celu nadrobienia zaległości.

Pomocne jest też wyłączanie powiadomień w telefonie, o czym możesz poczytać tutaj.

Rozpisuj zadania na dany dzień

Pracując zdalnie bardzo pomocne jest rozpisywanie zadań do wykonania danego dnia. Możesz to robić nawet na kartce papieru. Polecam też korzystanie z aplikacji do planowania zadań, takich jak Nozbe czy todoist. Dzięki temu wiesz, co danego dnia rzeczywiście masz do zrobienia. Pracując z domu bardzo łatwo się w tym pogubić.

Warto również zaplanować zadania do wykonania kolejnego dnia dzień wcześniej. Poświęć wieczorem 15 minut na przejrzenie listy zadań na dany tydzień i zdecyduj, które z nich wykonasz jutro. Na koniec danego dnia przejrzyj, co z zaplanowanych wcześniej zadań udało Ci się zrobić, a co musisz przełożyć na kolejny dzień. Takie podejście pozwoli Ci nauczyć się realnie oceniać swoje możliwości i lepiej planować pracę, a także oceniać jej realne efekty. Planowanie jest bardzo przydatną umiejętnością – nie tylko w pracy. Praca z domu może być świetną okazją do nauczenia się samoogranizacji 😉

Utwórz osobne konto w systemie operacyjnym

To bardzo ważny trik, który stosuję u siebie odkąd zacząłem pracować zdalnie. Jeśli dostałeś(aś) polecenie pracy z domu i wykorzystujesz do tego prywatny komputer, bardzo istotne jest oddzielenie spraw firmowych od osobistych. Pozwoli to wprowadzić porządek w plikach, a także wyeliminuje rozpraszacze, takie jak prywatne zdjęcia czy zakładki w przeglądarce kuszące Cię w trakcie pracy.

Najprostszym sposobem jest utworzenie osobnego konta użytkownika w systemie operacyjnym przeznaczonego tylko do pracy. Rozpoczynając pracę loguj się właśnie na to “pracowe” konto zamiast na swoje prywatne. Jest to prosta operacja i w Internecie znajdziesz wiele informacji, jak to zrobić na Twoim systemie operacyjnym. Instrukcję dla Windows 10 znajdziesz tutaj, a dla MacOS tutaj.

Praca z domu – podsumowanie

Jeśli zacząłeś(aś) niedawno pracę zdalną, pamiętaj, że bardzo ważne jest oddzielenie życia prywatnego od pracy. Oczywiście na tyle, na ile jest to możliwe. Kolejnym elementem jest wyeliminowanie wszelkich rozpraszaczy, które mogą przeszkadzać Ci w wykonywaniu zadań. Równie ważnym elementem jest sprawna komunikacja z resztą zespołu.

Istotne jest też pokazywanie rezultatów swojej pracy przełożonemu. Pracując zdalnie liczą się efekty, a nie dobre wrażenie 😉

Pamiętaj, że wypracowane podczas pracy z domu umiejętności przydadzą Ci się także w życiu prywatnym. Dodatkowo, jeśli pracujesz z domu przymusowo ze względu na epidemię koronawirusa, potraktuj to jako dobrą okazję do wypróbowania pracy zdalnej. Jeśli Ci się spodoba, to może spodoba się także szefowi i pozostawi taką możliwość w przyszłości? 😉

Mam nadzieję, że zawarte w tym tekście porady pomogą Ci ogarnąć pracę z domu 😉 Jeśli masz jakiekolwiek pytania związane z pracą zdalną, daj znać w komentarzu – chętnie odpowiem!